Organisation

OPENBENJAMINS GRADIGNAN-GIRONDE 2017

Du Samedi 25 octobre au samedi 4 novembre

ORGANISATION DU SÉJOUR

Accueil :

Du 19 au 23 octobre, l’accueil des délégations se fera dès leur arrivée au bureau d’accueil de Gradignan, situé dans la salle de tennis Loustalot. Numéro de téléphone terrains extérieurs : +33 (0)5 56 89 09 81

Numéro de téléphone à compter du 25 octobre +33 (0)5 47 29 13 65 Portable : +33(0) 762 12 4761

Numéro de téléphone Manager général du tournoi : +33 (0)6 73 97 17 94

Numéro de téléphone Directeur du tournoi : +33 (0)6 11 03 34 93

Adresse administrative : Tennis Club Gradignan, parc de l’Ermitage, 39 rue Loustalot 33170 Gradignan

Formalités d’accueil :

  • Les participants des tableaux Tennis Europe se présenteront au bureau du Juge-arbitre munis d’une pièce d’identité et de leur code Ipin 
  • Le droit de participation est de 40€ pour les tableaux Tennis Europe
  • Une plaquette d’accueil sera remise à chaque délégation, ainsi qu’un badge pour chaque membre des délégations officielles des ligues et des fédérations nationales, qui certifiera auprès de la table des juges arbitres que les joueurs ont rempli les formalités d’accueil, et ont été enregistrés pour le tournoi, ce badge servira également pour prendre les repas au club house et de justificatif d’hébergement.

Pour les participants aux qualifications nationales, ils devront se présenter au bureau du juge-arbitre munis de leur licence, du certificat médical. Le droit de participation est de 25€.

 

Hébergement :

Le comité d’organisation du tournoi organisera les modalités de réservations des chambres dans des hôtels partenaires situés dans un rayon de 3 kms autour du Tennis Club Gradignan, uniquement pour les équipes officielles des ligues françaises engagées dans les tableaux de qualification et les tableaux principaux et, pour les équipes des fédérations nationales étrangères retenues dans l’Acceptance-list (OA) des tableaux principaux (Main draw).

– Afin de nous permettre de réserver les chambres dans de bonnes conditions, il est demandé aux responsables des ligues (CTR) engageant des joueurs pour les qualifications et pour les tableaux principaux de nous adresser la fiche d’inscription dûment remplie avant le 30 septembre 2017. Merci.

– En fonction du nombre de chambres réservées, il sera adressé à chaque ligue un courrier de confirmation et une demande de versement des arrhes correspondant au nombre de participants.

– Toute chambre libérée après 11H sera facturée à la ligue. Les modalités de réservation pour l’hébergement des joueurs et joueuses inscrits à titre individuel ne seront pas prises en compte par l’organisation du tournoi, à la demande une liste d’hôtels et les conditions de prix des repas pratiquées au club house du TC Gradignan pourraient être communiquées.        

Restauration : – Les repas (déjeuner et dîner) seront servis au restaurant du club house du Tennis Club Gradignan de 11h30 à 14h30 et de 18h30 à 21h30.

– Pour les joueurs et coach des délégations officielles, les badges personnalisés qui ont été remis lors des formalités d’accueil, seront présentés pour chaque repas. Si pour des raisons personnelles vous ne souhaitez pas prendre le repas au club house, il est demandé aux responsables des délégations, d’en informer le service d’accueil ou de restauration, dans un délai raisonnable (la veille pour le lendemain midi ou le matin pour le soir, tout repas non décommandé sera facturé à la délégation.

Transport :

– A l’arrivée et à la demande, des navettes seront organisées pour le transport des délégations de la gare de Bordeaux, ou de l’aéroport Bordeaux-Mérignac, vers le Tennis Club Gradignan, ainsi que pour le jour du retour.

RDV point de rencontre Gare de Bordeaux : sur le quai N° 1 prendre la sortie Charles Domercq , rejoindre le parvis Gare Arrivée pour l’accueil.

– Pour les délégations qui n’ont pas prévu de moyens de transport sur place, pour les déplacements lieux d’hébergement, TC Gradignan, TC Villenave d’Ornon, Centre de la Ligue de Guyenne de tennis, des navettes seront organisées par journée, un planning vous sera remis à votre arrivée.

– La priorité du transport sera toujours donnée à la compétition.  

– Compte tenu de la spécificité du tournoi sur 3 sites, il serait souhaitable que les délégations se déplacent avec leurs véhicules, ou louent un véhicule sur place (gare ou aéroport).

Compétition :

– Les 25-26-27 octobre, les tableaux des qualifications nationales, filles et garçons. Juges Arbitres : Robert Lombardo et Michel Totaro 

Début le 28 octobre, des tableaux des qualifications Tennis Europe, filles et garçons. Juge arbitre : Tennis Europe

Début le 30 octobre des tableaux principaux, filles et garçons. Juge arbitre : Tennis Europe

Début le 31 octobre des tableaux de doubles, filles et garçons, 24 équipes par catégories, inscriptions le lundi 26 octobre avant 12h. au Juge arbitre : Tennis Europe

– Du 31 octobre au 3 novembre des tableaux complémentaires, filles et garçons (facultatifs). Juge arbitre : Tennis Europe

Animations :

–  Espace détente de la salle Loustalot, tirage des tableaux suivi d’un cocktail  offert par le comité du tournoi.

 Espace détente de la salle Loustalot, tirage des tableaux suivi d’un cocktail offert par le comité du tournoi avec remise d’un présent de bienvenue.

Des animations pour les enfants seront organisées sous le chapiteau et en extérieur de la salle Loustalot, elles seront encadrées par des BAFA qui proposeront des tournois de baby-foot, de ping-pong, de jeux d’adresse, des activités manuelles créatives.

– La remise des trophées se fera à l’issue des finales.  

– Un pot de l’amitié sera offert après la remise des trophées.

Les entraînements :

– Les terrains d’entraînement seront réservés auprès du bureau d’accueil, à partir de 18h pour le lendemain ou au moins 2 heures avant le créneau horaire sollicité, 2 délégations pourront se partager le même terrain d’entraînement.

– La réservation des terrains d’entraînement de 7h30 à 8h45 sera prioritaire pour les joueurs qui auront des matchs dans les 2 premiers créneaux de la journée.

– Les courts utilisés par les équipes à l’occasion des entraînements seront remis en état pas celles-ci, les joueurs devront passer le filet et faire les lignes à l’issue de chaque entraînement.  

Connexion Internet :

Le club du Tennis Club de Gradignan met à votre disposition une connexion Wifi sur présentation d’une pièce d’identité. Cette connexion wifi respecte l’article 6-I 2 de la loi n°2004-575 sur la confiance dans l’économie numérique (LCEN). L’article 34-1 II prévoit « la conservation de certaines données pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales, et dans le seul but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de l’autorité judiciaire d’informations ».

Médical :

Cf. au règlement Tennis Europe pour les tournois de catégorie 3, à la demande, un médecin pourrait consulter sur le site ou à son cabinet.  

Particularité du tournoi : dans le cadre de leur formation des élèves d’une école d ‘ostéopathe encadrés par un réfèrent seront présents sur le site du tournoi.